Housekeeping Οδηγίες

1. Δημιουργία Χρηστών και Ανάθεση Ρόλων

• Χρήστες και Ρόλοι: Δημιουργήστε λογαριασμούς για όλους τους χρήστες στο σύστημα διαχείρισης του housekeeping και αναθέστε τους κατάλληλους ρόλους ανάλογα με τη θέση τους.
• Ρόλοι στο Housekeeping:
  • Housekeeping Supervisor: Ο/Η υπεύθυνος/η του τμήματος.
  • Housekeeping FOM: Επόπτης του housekeeping (συνήθως η reception)
  • Καμαριέρα: Το προσωπικό καθαριότητας που θα αναλάβει τα δρομολόγια των δωματίων.

2. Περιγραφή Ρόλων και Καθήκοντα

Housekeeping Supervisor

• Ανάθεση Δωματίων - Πρωινή Ανάθεση:
  • Κάθε πρωί, ο Supervisor αναθέτει τα δωμάτια στις καμαριέρες ανάλογα με τις βάρδιες και το πόστο τους.
  • Έλεγχος Κατάστασης Δωματίων και την εποπτεία
  • Αλλαγή Κατάστασης Δωματίου σε "Επιθεωρημένο": Μόνο ο Supervisor μπορεί να ενημερώσει το σύστημα για να αλλάξει η κατάσταση του δωματίου σε “Επιθεωρημένο” μετά την τελική επιθεώρηση.

Housekeeping FOM (Front Office Manager)

• Εποπτεία Δωματίων: Έχει το ρόλο να παρακολουθεί την κατάσταση των δωματίων και να ενημερώνεται για την πρόοδο της καθαριότητας (συνήθως από τη Reception).
• Διαχείριση Έκτακτων Αναθέσεων Δωματίων: Σε περίπτωση που υπάρξουν νέες κρατήσεις ή έκτακτες ανάγκες, αναλαμβάνει την ανάθεση δωματίων στις καμαριέρες για να εξυπηρετηθούν άμεσα.

Καμαριέρα

• Ανάληψη Δωματίων και Εκτέλεση Καθαριότητας: Οι καμαριέρες λαμβάνουν από τον Supervisor τα δωμάτια που τους ανατίθενται κάθε πρωί ή από τον Housekeeping FOM για έκτακτες αναθέσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας.
• Ενημέρωση για Ολοκλήρωση Δωματίων: Μετά την ολοκλήρωση της καθαριότητας, ενημερώνουν το σύστημα ή τον Supervisor, ο οποίος στη συνέχεια κάνει την τελική επιθεώρηση.

• Επείγουσες Καταστάσεις:
  • Σε περίπτωση έκτακτων αναγκών, ο Housekeeping FOM αναθέτει άμεσα τα απαιτούμενα δωμάτια και ενημερώνει τον Supervisor.
  • Ο Supervisor κάνει τον τελικό έλεγχο πριν αλλάξει την κατάσταση των δωματίων σε “Επιθεωρημένο”.

Οδηγίες Διαχείρισης Δωματίων για το Τμήμα Housekeeping

1. Απαραίτητες Ενέργειες στο Διαχειριστικό Σύστημα

• Ενεργοποίηση Ενεργειών: Πρώτο βήμα για τη λειτουργία του housekeeping είναι η ενεργοποίηση των ενεργειών από την επεξεργασία του δωματίου μέσω του διαχειριστικού συστήματος. Αυτό επιτρέπει την ενημέρωση και τροποποίηση της κατάστασης των δωματίων.
  
  
  στα Buttons της εικόνας στο πρωτο συνήθως δεν το επιλέγουμε για να μην χαλάσουμε τα δεδομένα του εκάστοτε ξενοδοχείου μόνο σε μερικές περιπτώσεις για να δείξουμε demo
  και το δευτερο το επιλέγουμε για να μπορούν να προχωρήσουν για αξιολόγηση τα tasks 
• Ορισμός Βαρδιών και Πόστων: πρέπει να οριστούν οι βάρδιες των εργαζομένων και τα αντίστοιχα πόστα τους
  
  
• Ορισμός Εργασιών και Επαναληψιμότητας: Ρυθμίστε τη συχνότητα των εργασιών καθαριότητας. Χρησιμοποιήστε το check-in και το check-out ως σημεία αναφοράς για να προγραμματίσετε την καθαριότητα των δωματίων.
  
  

Σημείωση: Η ανάθεση των δωματίων γίνεται μόνο μέσω της web έκδοσης του διαχειριστικού συστήματος. Δεν υποστηρίζεται η ανάθεση από κινητό.

2. Καταστάσεις Δωματίων - Επεξηγήσεις

Κάθε δωμάτιο μπορεί να έχει μία από τις παρακάτω καταστάσεις στο σύστημα διαχείρισης, οι οποίες βοηθούν το προσωπικό να κατανοήσει την τρέχουσα κατάσταση του δωματίου και τις ανάγκες καθαρισμού:

• Εκκρεμεί: Το δωμάτιο δεν έχει καθαριστεί ακόμα. Αυτή είναι η αρχική κατάσταση πριν από οποιαδήποτε εργασία καθαριότητας.
• Ολοκληρώθηκε: Το δωμάτιο έχει καθαριστεί από την καμαριέρα, αλλά δεν έχει ελεγχθεί ακόμη από τον Supervisor. Δεν είναι έτοιμο για χρήση από τον πελάτη.
• Κόκκινη Κάρτα: 
• Ασφάλεια: Το δωμάτιο ήταν κλειδωμένο π.χ.
• Δεν ήθελε ο πελάτης: Ο πελάτης έχει ζητήσει να μην καθαριστεί το δωμάτιο. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν γίνεται καθαριότητα κατά τη διάρκεια της διαμονής.
• Επιθεωρημένο: Η τελική κατάσταση του δωματίου, όπου έχει καθαριστεί και ελεγχθεί από τον Housekeeping Supervisor. Μόνο σε αυτή την κατάσταση το δωμάτιο μπορεί να δοθεί προς χρήση σε νέους πελάτες.

3. Διαδικασία Καθημερινής Διαχείρισης Δωματίων

• Πρωινή Ανάθεση: Ο Housekeeping Supervisor κάνει την πρωινή ανάθεση δωματίων στις καμαριέρες, μόνο μέσω της web έκδοσης του συστήματος.
  
• Καθαρισμός και Ενημέρωση Κατάστασης:
  • Η καμαριέρα καθαρίζει το δωμάτιο και ενημερώνει το σύστημα ότι ολοκληρώθηκε.
  • Ο Supervisor κάνει την τελική επιθεώρηση και, εφόσον το δωμάτιο είναι έτοιμο, αλλάζει την κατάσταση σε επιθεωρημένο.
• Έκτακτες Αναθέσεις: Ο Housekeeping FOM μπορεί να αναθέσει δωμάτια εκτάκτως μέσα στη μέρα, εάν προκύψουν νέες ανάγκες.
   

Οδηγίες για Έκτακτες Αναθέσεις Δωματίων από τη Reception

Όταν η Reception προχωρά σε μια έκτακτη ανάθεση δωματίου, ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:

1. Προσθήκη Ανάθεσης Δωματίου:
   • Από τον πίνακα του διαχειριστικού συστήματος, η Reception επιλέγει "Προσθήκη Ανάθεσης Δωματίων".
   • Επιλέγει το είδος της καθαριότητας που απαιτείται ανάλογα με την περίσταση και τις ανάγκες του πελάτη.
     
     
     
     
2. Είδος Καθαριότητας για Έκτακτες Αναθέσεις:Η Reception μπορεί να επιλέξει από τα παρακάτω είδη καθαριότητας:
   • Stay (Full Service): Ο πελάτης διαμένει στο ξενοδοχείο και επιθυμεί την πλήρη διαδικασία καθαριότητας του δωματίου, που περιλαμβάνει καθαρισμό, αλλαγή σεντονιών, πετσετών και γενική τακτοποίηση του χώρου.
   • Stay Ο πελάτης διαμένει στο ξενοδοχείο και χρειάζεται μόνο ορισμένες υπηρεσίες καθαριότητας, όπως π.χ. αλλαγή σεντονιών, πετσετών κτλ.
   • Check-Out: ο πελάτης θα αποχωρήσει εκτάκτως π.χ.
   • Check-In:Σε περίπτωση νέας άφιξης πελάτη, η Reception μπορεί να επιλέξει έναν από τους παρακάτω τύπους Check-In:
     • Αλλαγή Δωματίου (Inhouse): Ο πελάτης βρίσκεται ήδη στο ξενοδοχείο, αλλά επιθυμεί αλλαγή δωματίου για διάφορους λόγους (π.χ., καλύτερη θέα, βελτίωση ανέσεων).
     • Αλλαγή Δωματίου (Reallocation): Ο πελάτης δεν έχει φτάσει ακόμη στο ξενοδοχείο, αλλά ζητά αλλαγή δωματίου για διάφορους λόγους πριν την άφιξή του (π.χ., αλλαγή σε πιο οικονομικό δωμάτιο ή αναβάθμιση).
     • Έκτακτη Άφιξη: Πρόκειται για πελάτη που φτάνει χωρίς προγενέστερη κράτηση και χρειάζεται άμεση εξυπηρέτηση.
       

3. Αποστολή Ειδοποιήσεων:
   • Μόλις ολοκληρωθεί η ανάθεση, αποστέλλεται ειδοποίηση αυτόματα τόσο στον Housekeeping Supervisor όσο και στην καμαριέρα που αφορά η ανάθεση.
   • Αυτό διασφαλίζει ότι η ανάθεση θα εκτελεστεί άμεσα και το προσωπικό καθαριότητας θα είναι ενημερωμένο για τις ακριβείς ανάγκες του πελάτη.