Οδηγίες Περιπολίες

HT INSPECTIONS 

ΕΚΔΟΣΕΙΣ

21/3/2024    Έκδοση 1.0

29/3/2024    Έκδοση 1.1

Αρχική περιγραφή (jchar)

Το HT-Inspections αποτελείται από Web Application και Mobile Application.

Στόχος της εφαρμογής είναι ο προγραμματισμός και η παρακολούθηση των καθημερινών περιπολιών/επιθεωρήσεων που κάνουν οι εργαζόμενοι (π.χ. securityguards, προσωπικό από το τμήμα ποιοτικού ελέγχου).

Η Mobile εφαρμογή χρησιμοποιείται από το προσωπικό για να πραγματοποιήσει τις περιπολίες/επιθεωρήσεις τους στο πεδίο, σαρώνοντας τα NFCTags που υπάρχουν στα σημεία ελέγχου που βρίσκονται στις τοποθεσίες ενδιαφέροντος.

ΡΌΛΟΙ

•    Inspections admin

o    Διαχειρίζεται λίστες κατηγοριών σημείων ελέγχου

o    Διαχειρίζεται λίστες σημείων ελέγχου

o    Προγραμματίζει περιπολίες/επιθεωρήσεις, τις ενεργοποιεί και τις διαχειρίζεται

o    Έχει πρόσβαση σε όλες τις αναθέσεις (περιπολίες/επιθεωρήσεις) και την εκτέλεση τους, δηλαδή μπορεί να δει ποια σημεία ελέχθησαν, πότε ελέχθησαν κλπ

•    Inspections user

o    Ο χρήστης ο οποίος τυπικά θα έχει πρόσβαση από το mobile app για να εκτελεί περιπολίες/επιθεωρήσεις 

o    Στο web app μπορεί να δει τη σελίδα «Αναθέσεις μου» όπου βλέπει τις αναθέσεις στις οποίες έχει πρόσβαση

    Οι αναθέσεις αυτές (περιπολίες/επιθεωρήσεις) μπορεί να έχουν εκτελεστεί από τον ίδιο ή από άλλο χρήστη, εφόσον η ανάθεση έγινε σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους 

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ: ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΗΜΕΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ 

Τυπική ενότητα διαχείρισης κατηγοριών που έχουμε στο HT. Υποστηρίζεται import, export.

Σε πρώτη φάση οι κατηγορίες είναι flat hierarchy, δηλαδή υποστηρίζεται ένα επίπεδο. 

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ: ΣΗΜΕΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 

Ένα σημείο ελέγχου έχει τίτλο και αντιστοιχεί σε μία κατηγορία σημείου ελέγχου.

Το σημείο ελέγχου συνδέεται με ένα NFC tag (προς το παρόν μόνο αυτό υποστηρίζεται, σε επόμενη έκδοση μπορεί να είναι και κάτι άλλο, π.χ. Beacon).

Επίσης μπορεί να έχει και συντεταγμένες και πιθανά σχόλια. 

Ένα σημείο ελέγχου μπορεί επίσης να χαρακτηριστεί ως ενεργό ή μη ενεργό.

Μόνο τα ενεργά σημεία ελέγχου είναι επιλέξιμα κατά την επεξεργασία μιας περιπολίας/επιθεώρησης. Εάν ένα σημείο ελέγχου απενεργοποιηθεί ενώ έχει εισαχθεί σε μια περιπολία/επιθεώρηση δεν καταργείται από αυτήν. Σχετική ενημέρωση εμφανίζεται σε confirmation dialog και όταν ο διαχειριστής επιχειρήσει να απενεργοποιήσει ένα σημείο ελέγχου καθώς και στην οθόνη επεξεργασίας.

ΦΊΛΤΡΑ

•    Κατηγορία σημείου ελέγχου

•    Τύπος σημείου ελέγχου

•    Ενεργό 

ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΌΣ 

Ο προγραμματισμός γίνεται σε δύο στάδια:

-    Διαμόρφωση προγραμματισμού

-    Ενεργοποίηση προγραμματισμού

ΔΙΑΜΌΡΦΩΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΎ

Αφορά τη δημιουργία και επεξεργασία ενός προγραμματισμού, πριν από την ενεργοποίηση του.

Στο στάδιο αυτό επιλέγονται οι υπάλληλοι στους οποίους θα γίνει ανάθεση (επιλογή υπαλλήλων και επιλογή ενός τμήματος από οργανόγραμμα).

Επιλέγονται τα σημεία ελέγχου που θα συμπεριλαμβάνονται στην περιπολία/επιθεώρηση. Η σειρά επιλογής των σημείων ελέγχου δεν είναι σημαντική. Τα σημεία ελέγχου μπορούν να ελεγχθούν με οποιαδήποτε σειρά κατά την εκτέλεση της περιπολίας/επιθεώρησης (από mobile app) και δεν επιβάλλεται περιορισμός υποχρεωτικότητας, δηλαδή μπορεί επίσης να παραληφθούν κατά την εκτέλεση της περιπολίας/επιθεώρησης.

Τέλος διαμορφώνεται το πρόγραμμα εκτέλεσης ως εξής:

-    Επιλέγεται μια ενδεικτική προγραμματισμένη ώρα έναρξης και προγραμματισμένη ώρα λήξης της περιπολίας/επιθεώρησης 

-    Επιλέγεται συχνότητα εκτέλεσης (Δεν επαναλαμβάνεται, Μηνιαία, Εβδομαδιαία, Ημερήσια)

-    Καθορίζονται λεπτομέρειες του χρονοπρογραμματισμού, όπως η ημερομηνία έναρξης και λήξης ή ο μέγιστος αριθμός επαναλήψεων, οι ημέρες εκτέλεσης κ.α. Ενδεικτικά screenshots ακολουθούν.

Κάθε Δευτέρα, Τετάρτη, Παρασκευή, από 20/3/2024 έως 30/4/2024

Κάθε Σάββατο και Κυριακή, από 1/4/2024 για 8 φορές

Κάθε Δευτέρα, Τετάρτη, Παρασκευή, από 20/3/2024 έως 30/4/2024

Μετά από τη δημιουργία ενός προγραμματισμού παρέχεται σχετική υπενθύμιση για την ενεργοποίηση του. 

ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

Ο προγραμματισμός ενεργοποιείται άπαξ και δια παντός. Δεν μπορεί να απενεργοποιηθεί προγραμματισμός που έχει ενεργοποιηθεί. Μετά την ενεργοποίηση μπορεί να γίνει μόνο διαγραφή του προγραμματισμού που συνεπάγεται διαγραφή του προγραμματισμού και διαγραφή των μην εκτελεσμένων αναθέσεων. 

Η ενεργοποίηση του προγραμματισμού γίνεται από την αντίστοιχη επιλογή στον πίνακα εγγραφών, με το toggle column «Ενεργοποιημένη».

Πατώντας το toggle αρχίζει η διαδικασία ενεργοποίησης του προγραμματισμού, η οποία θα ολοκληρωθεί ετεροχρονισμένα από queue.

Όταν ο προγραμματισμός ενεργοποιηθεί και έχουν δημιουργηθεί με επιτυχία όλες οι αναθέσεις, θα εμφανιστεί το toggle με πράσινο χρωματισμό και δίπλα η χρονοσφραγίδα ενεργοποίησης. 

Εάν ο προγραμματισμός είναι ακόμη σε αναμονή ή έχει αποτύχει το toggle θα εμφανίζεται με πορτοκαλί χρωματισμό και δίπλα δεν θα υπάρχει ένδειξη χρονοσφραγίδας ενεργοποίησης. Η φυσιολογική αναμονή για την ενεργοποίηση ενός προγραμματισμού είναι μερικά λεπτά (1-5).

Η οθόνη λεπτομερειών του προγραμματισμού εμφανίζει και σύντομο ιστορικό αλλαγών. 

ΦΙΛΤΡΑ    

•    Ξενοδοχείο – εφόσον έχουμε multi-property 

•    Τύπος – Περιπολία ή Επιθεώρηση

•    Για υπαλλήλους – Φιλτράρει όσους προγραμματισμούς έχουν ανατεθεί σε όλους του επιλεγμένους στο φίλτρο υπαλλήλους 

•    Ενεργοποιημένη 

•    Διεγραμμένες εγγραφές – Υπάρχει δυνατότητα προβολής και των διαγραμμένων προγραμματισμών 

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ: ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ

Στις αναθέσεις εμφανίζονται οι περιπολίες/επιθεωρήσεις που έχουν προγραμματιστεί. Σε κάθε γραμμή εμφανίζονται βασικές πληροφορίες όπως:

-    Τα σημεία ελέγχου που πρέπει να ελεγχθούν (Σημεία ελέγχου).

-    Οπτική ένδειξη όταν μια περιπολία/επιθεώρηση έχει ολοκληρωθεί, με εικονίδιο πράσινο τικ εφόσον έχει περάσει ο έλεγχος από όλα τα σημεία ελέγχου ή εικονίδιο κόκκινο χι εφόσον ο έλεγχος δεν έχει γίνει έστω και σε ένα σημείο ελέγχου. Υπάρχει και σχετικό tooltip.

-    Η Πραγματική έναρξη εμφανίζεται μόνο εφόσον η περιπολία/επιθεώρηση είναι σε εξέλιξη ή έχει ολοκληρωθεί.

Στην οθόνη προβολής των στοιχείων της ανάθεσης εμφανίζονται όλες οι συσχετιζόμενες πληροφορίες μαζί με ένα σύντομο ιστορικό ενεργειών. Στην ενότητα «Καταγραφή» εμφανίζονται τα σημεία ελέγχου, χρονική σήμανση ελέγχου καθώς και εικονίδιο εάν ο έλεγχος ήταν ΟΚ. Τα σημεία ελέγχου με κόκκινο χρώμα είναι είτε ανενεργά είτε διαγραμμένα. Ο τίτλος της ενότητας «Καταγραφή» επίσης φέρει λεκτική ένδειξη εάν δεν έγινε έλεγχος (δεν υπάρχει χρονική σήμανση) σε όλα τα σημεία ελέγχου. Μετά τη χρονική σήμανση υπάρχει εικονίδιο το οποίο δείχνει εάν ο έλεγχος ήταν ΟΚ. 

Στο παρακάτω παράδειγμα φαίνονται αλλαγές στη χρονική σήμανση επίσκεψης σε κάθε σημείο ελέγχου. Πρακτικά θα υπάρχει μόνο μία σήμανση αλλαγής στη χρονοσφραγίδα επίσκεψης σε κάθε σημείο ελέγχου.

ΦΙΛΤΡΑ    

•    Ξενοδοχείο – εφόσον έχουμε multi-property 

•    Τύπος – Περιπολία ή Επιθεώρηση

•    Υπάλληλος  – Φιλτράρει όσες αναθέσεις έχουν ανατεθεί (και) στον επιλεγμένο υπάλληλο

•    Κατάσταση – Με έλεγχο ημερομηνιών μπορεί να εμφανίσει τις αναθέσεις που δεν έχουν ακόμη χρονοσφραγίδα πραγματικής έναρξης (Δεν ξεκίνησε), όσες έχουν πραγματική ώρα έναρξης αλλά όχι λήξης (Σε εξέλιξη) ή όσες έχουν χρονοσφραγίδα λήξης (Ολοκληρώθηκε)

•    Έναρξη στις ημερομηνίες – Φίλτρο με βάση την προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης