Guest Log - Οδηγίες

Οδηγίες Χρήσης για την Κατηγορία Guest Log στη Reception

Η κατηγορία Guest Log είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται κυρίως από τη reception για την καταγραφή επικοινωνιών και ενεργειών με τους πελάτες. Παρέχει ένα πλήρες ιστορικό και συμβάλλει στη δημιουργία συγκεντρωτικού Guest Profile. Ακολουθούν οι οδηγίες:

1. Κατηγορίες Κλήσεων

Το Guest Log υποστηρίζει διάφορες κατηγορίες κλήσεων:

• Courtesy Call:
  • Πραγματοποιείται μία ημέρα μετά την άφιξη του πελάτη.
  • Ρωτήστε για την εμπειρία της άφιξης, την καθαριότητα και αν υπάρχει κάτι που χρειάζεται.
  • Καταγράψτε τη συνομιλία με σαφήνεια (π.χ. "Ο πελάτης ανέφερε ότι ήταν ευχαριστημένος από τη διαδικασία check-in").
• Complimentary Call:
  • Χρησιμοποιείται για την ενημέρωση του πελάτη σχετικά με προσφορές, παροχές ή δώρα που του παρέχονται.
  • Καταγράψτε τι ενημερώθηκε και την αντίδρασή του.
• General Call:
  • Περιλαμβάνει οποιαδήποτε άλλη επικοινωνία που δεν ανήκει στις παραπάνω κατηγορίες.
  • Αναφέρετε τον λόγο της κλήσης και την απάντηση του πελάτη.
    

2. Καταγραφή Επικοινωνιών

• Κάθε επικοινωνία πρέπει να καταγράφεται στο Guest Log την ίδια ημέρα.
• Συμπεριλάβετε:
  • Ημερομηνία και ώρα κλήσης.
  • Περιεχόμενο επικοινωνίας: Να είναι σύντομο αλλά περιεκτικό.
  • Σχόλια ή παρατηρήσεις: Αναφέρετε τυχόν αιτήματα, παράπονα ή θετικά σχόλια.
• Φροντίστε οι καταχωρήσεις να είναι επαγγελματικές, σαφείς και χωρίς περιττές λεπτομέρειες.

3. Δημιουργία και Χρήση Guest Profile

• Το Guest Log βοηθά στη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου Guest Profile.
  • Καταγράψτε προτιμήσεις, συνήθειες ή παρατηρήσεις (π.χ. "Προτιμά θέα στη θάλασσα", "Ζήτησε δύο μαξιλάρια επιπλέον").
  • Οι πληροφορίες αυτές είναι χρήσιμες για προσωποποιημένες υπηρεσίες και μελλοντικές επισκέψεις.
  • Σχόλια
  • Ενέργειες κτλ.
• Διατηρήστε το Guest Profile ενημερωμένο και ακριβές.
  

4. Ρόλοι στο Guest Log

Για τη σωστή λειτουργία του Guest Log, είναι απαραίτητος ο διαχωρισμός ρόλων:

• Διαχειριστής Guest Log:
  • Υπεύθυνος για τη διαχείριση του Guest Log.
  • Καταγράφει και ενημερώνει πληροφορίες.
• Θεατής Guest Log:
  • Έχει πρόσβαση για να διαβάζει τις καταχωρήσεις.