Προγραμματισμός Προσωπικού

Πρόσβαση στην ενότητα αυτή έχουν οι χρήστες με ρόλο «Υπεύθυνος προγραμματισμού προσωπικού» και κάθε υπεύθυνος έχει τη δυνατότητα να προγραμματίσει προσωπικό στα τμήματα για τα οποία έχει οριστεί ως υπεύθυνος. Για κάθε ημερομηνία μπορεί να συμπληρωθεί ο προγραμματισμός προσωπικού από περισσότερους από έναν υπεύθυνοι, για παράδειγμα ένας μπορεί να είναι υπεύθυνος για το Housekeeping τμήμα και άλλος για τα Εστιατόρια. Σε κάθε περίπτωση ο υπεύθυνος θα μπορεί να συμπληρώσει τον προγραμματισμό μόνο για τα τμήματα στα οποία έχει οριστεί ως υπεύθυνος, άσχετα με το ποιος έκανε πρώτος προγραμματισμό προσωπικού για τη συγκεκριμένη ημερομηνία.

Στην ενότητα προγραμματισμός προσωπικού καταχωρίζεται ανά ημέρα το προσωπικό που θα απασχοληθεί, ανά τμήμα, βάρδια και ειδικότητα. Η καταχώριση αφορά ώρες εργασίας και σε κάθε καταχώριση εμφανίζεται πληροφοριακά το σύνολο των ωρών ανά κλίμακα πληρότητας που έχει καταχωρηθεί στη σχετική ταυτότητα. 

Στην ενδεικτική εικόνα παρακάτω φαίνονται δύο καταχωρήσεις προγραμματισμού προσωπικού, για την ημερομηνία 18/9/2024 και με βάση την ταυτότητα SEP-1. Στην πρώτη καταχώριση για το τμήμα ΕΣΤΙΑΤΟΡΙΟ, για τη βάρδια ΠΡΩΙ και για την ειδικότητα ΣΕΡΒΙΤΟΡΟΣ, θα απασχοληθεί ο υπάλληλος ΝΙΚΟΣ ΒΑΡΑΚΗΣ για 5 ώρες. Οι απαιτήσεις από την ταυτότητα είναι, για τις τρεις διαφορετικές πληρότητες, (χαμηλή) 8, (μέση) 8 και (υψηλή) 16 ώρες. Αντίστοιχα στη δεύτερη καταχώριση ο υπάλληλος ΠΑΝΤΕΛΗΣ ΒΑΡΑΚΗΣ θα απασχοληθεί στο τμήμα HOUSEKEEPING, στη βάρδια ΠΡΩΙ και για ειδικότητα ΚΑΜΑΡΙΕΡΑ για 4 ώρες (απαιτήσεις ταυτότητας 8, 16, 16).

Διαδικασία καταχώρισης ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 

Ο υπεύθυνος προγραμματισμού μπορεί να προγραμματίσει προσωπικό για τα τμήματα που έχει οριστεί πατώντας το κουμπί επεξεργασίας στην αντίστοιχη καταχώρηση.

Σε περίπτωση που δεν υπάρχει σχετική καταχώρηση, η διαδικασία ξεκινάει με το κουμπί «Νέος προγραμματισμός προσωπικού» από την κορυφή της σελίδας. Στο πρώτο βήμα ο υπεύθυνος προγραμματισμού επιλέγει το ξενοδοχείο και την ημερομηνία προγραμματισμού και το σύστημα επιλέγει αυτόματα την ενεργή ταυτότητα. Εάν δεν εντοπιστεί ενεργή ταυτότητα δεν μπορεί να συνεχιστεί η διαδικασία.

Στο δεύτερο βήμα ο υπεύθυνος προγραμματισμού καταχωρίζει όσες εγγραφές χρειάζεται για να γίνει ο προγραμματισμός προσωπικού σε όλα τα τμήματα στα οποία έχει οριστεί ως υπεύθυνος. Στην ενδεικτική εικόνα παρακάτω έχει επιλεγεί ένας υπάλληλος για τη βραδινή βάρδια και μπορεί στο ίδιο τμήμα και για την ίδια βάρδια και ειδικότητα να προστεθούν επιπλέον καταχωρίσεις.

Σημειώνεται ότι:

• Μόνο τα τμήματα στα οποία έχει οριστεί υπεύθυνος ο χρήστης της εφαρμογής εμφανίζονται στη λίστα.
  
  
• Δεν υπάρχει περιορισμός στην επιλογή τμήματος, βάρδιας και ειδικότητας αλλά μπορεί να επιλεχθούν σε διαφορετικές καταχωρίσεις όσες φορές χρειάζεται για να επιλεχθούν όλοι οι απαραίτητοι υπάλληλοι, για παράδειγμα στο ίδιο εστιατόριο, για την ίδια βάρδια, περισσότεροι από ένας σερβιτόροι.
  
  
• Η ένδειξη «Υπέρβαση» είναι πληροφοριακή και αφορά σε έκτακτες συνήθως ανάγκες σε προσωπικό που δεν καλύπτονται από την ταυτότητα.
  
  
• Το προσωπικό επιλέγεται δυναμικά με βάση την τρέχουσα εικόνα της «καρτέλας προσωπικού» και τις τρέχουσες συσχετίσεις του με βάρδιες και ειδικότητες.
  
  
• Ο προγραμματισμός προσωπικού μπορεί να τροποποιηθεί μετά την καταχώριση του. Κλειδώνει αυτόματα ορισμένες ημέρες μετά από την ημερομηνία που αφορά και ο αριθμός των ημερών καθορίζεται από το διαχειριστή του ξενοδοχείου. Η προεπιλογή είναι να γίνεται κλείδωμα του προγραμματισμού μία ημέρα μετά την ημερομηνία που αφορά.
  
  
• Με την επιλογή τμήματος και βάρδιας συμπληρώνεται η έναρξη και η λήξη της βάρδιας για έναρξη και λήξη εργασίας του εργαζόμενου. Εάν ο εργαζόμενος εργαστεί λιγότερο από τη βάρδια ο συντονιστής μπορεί να επιλέξει άλλη ώρα έναρξης και λήξης της εργασίας του.
  
  
• Οι ώρες εργασίας υπολογίζονται αυτόματα από την έναρξη και λήξη της εργασίας και στρογγυλοποιούνται στον μεγαλύτερο ακέραιο.

Αντιγραφή προγράμματος προσωπικού

Στις περιπτώσεις που ο προγραμματισμός προσωπικού είναι παρόμοιος μεταξύ διαφορετικών ημερομηνιών, δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής του προγραμματισμού προσωπικού μια συγκεκριμένης ημερομηνίας. Το σχετικό κουμπί «Αντιγραφή προγράμματος προσωπικού» βρίσκεται στην κορυφή της σελίδας.

Η αντιγραφή προγράμματος προσωπικού αντιγράφει τον προγραμματισμό για όλα τα τμήματα, άσχετα από το χρήστη που θα κάνει χρήση της αντιγραφής. Μετά την αντιγραφή υπάρχει η δυνατότητα ο χρήστης να μεταβεί στην οθόνη επεξεργασία του νέου προγραμματισμού προσωπικού επιλέγοντας την «Επεξεργασία νέου προγράμματος μετά την αντιγραφή».

Η αντιγραφή προγραμματισμού υπόκειται σε περιορισμούς που πηγάζουν από τη σύνδεση της με την ταυτότητα και την περίοδο που αφορά. 

• Δεν επιτρέπεται αντιγραφή σε ημερομηνία που έχει ήδη γίνει κάποιος προγραμματισμός προσωπικού.
• Η ταυτότητα θα είναι ίδια και στις δύο ημερομηνίες. 
• Η ταυτότητα θα πρέπει να είναι ενεργή για την ημερομηνία που θα αντιγραφεί ο προγραμματισμός. 

Φίλτρα

• Ξενοδοχείο
  1. Φιλτράρει τις εγγραφές ανά ξενοδοχείο, εφόσον υπάρχει multi-property
• Ταυτότητα 
  1. Φιλτράρει τις εγγραφές που έγιναν με βάση την επιλεγμένη ταυτότητα
• Ημερομηνία προγράμματος (από – έως)
  1. Φιλτράρει τις εγγραφές που έγιναν στο επιλεγμένο ημερολογιακό διάστημα

ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ

• -